A rendezvényt megnyitó Fodor Pál, a Magyar Tudományos Akadémia Bölcsészettudományi Kutatóközpont főigazgatója, az MTA BTK Történettudományi Intézet igazgatója elsősorban mint történész szólt a konferencia résztvevőihez. Hangsúlyozta, hogy a BTK egyik fő célkitűzése, hogy fórumot teremtsen a magyar történettudomány különböző szegmensei közötti párbeszéd és szakmai vita kialakulásához, együttműködést szervezzen különböző intézmények és szakemberek között. Ezt a célt szolgálja a jelen rendezvény is, amely két nagy intézmény, a BTK és a Magyar Nemzeti Levéltár (korábban: Magyar Országos Levéltár) szervezésében jött létre.
A konferencia fő kérdése, amelyet az előadások különböző nézőpontokból járnak körbe, hogy mi a mai történettudomány számára a levéltárak és a levéltárosok szerepe, feladata, kell-e, és ha igen, hogyan kell alkalmazkodni a levéltáros szakmának az új igényekhez és a változó viszonyokhoz. Szólt a történettudomány különböző felfogásai között fennálló szemléletbeli különbségről is, amely a levéltárak szerepét érinti. A történelemtudomány posztmodern felfogása szerint a levéltárban található dokumentumokból nem rekonstruálható vagy nem ismerhető meg a múlt, mert az iratok a mindenkori hatalom felfogását tükrözik, és ezzel a történelemről folyó diskurzust is meghatározzák. Fodor Pál véleménye szerint a történész mint a múltat kutató szakember éppen a korabeli felfogást, gondolkodást, fogalmakat, entitást kell hogy megismerje, annak nyelvét, terminológiáját, szövegeit, amelyeket többek között éppen a levéltárakban őrzött dokumentumokban találhat meg. A levéltár továbbra is nélkülözhetetlen eleme a múlt megismerésének.
Mikó Zsuzsanna, az MNL főigazgatója előadásában áttekintette a levéltári működés történetét, 
szerepének és funkciójának kialakulását és időbeni változásait. Kiemelte, hogy az új levéltári koncepció értelmében a levéltár iratmegőrző, tudományos intézményi és közigazgatási tevékenysége mellett ma már szolgáltató funkciókat is el kell lásson, nyitnia kell a társadalom felé az újabb generációk aktív részvételével. Ehhez bizonyos szempontból át kell alakítani a hagyományos levéltári tevékenységeket is. Az egyik új módszer az iratok digitalizálása, amire egyre nagyobb igény mutatkozik a kutatók és a közönség részéről is. Szintén újabb terület az oral history lehetősége. Mikó Zsuzsanna is fontosnak tartotta a levéltáros és a történész szakma együttműködését, valamint a határon túli magyar illetve magyar vonatkozású anyagok gyűjtését is.
Borsodi Csaba, az Eötvös Loránd Tudományegyetem Történeti Intézetének igazgatója a levéltári rendezés kérdéseiről tartott előadást, hangsúlyozva, hogy 
a provinencia elve (mely szerint az irat rendezésének alapja keletkezése) úgy tűnik, még mindig a legmegbízhatóbb módszer a dokumentumok kezelésére. Természetesen ennek is megvannak a maga nehézségei, viszont előnyei jelentősebbek: az iratkezelés könnyebb, az irat keletkezésének helyén marad, így visszakereshető, és előzményei és következményei is megtalálhatóak.
Katona Csaba, az MTA BTK TTI tudományos munkatársa (korábban a Magyar Országos 
Levéltár levéltárosa) arra hívta fel a figyelmet, hogy sem az ún. „mainstream”, sem pedig a társadalomtörténet részéről nem szabad egymás nézőpontjainak ab ovo elutasítását elfogadni. Nehezen találják meg a hangot egymással az egyes irányzatok képviselői, voltak és vannak vitás kérdések, ám egy, az eltérő álláspontú felet kölcsönösen tisztelő partnerek közötti vita közelebb viheti egymáshoz vitázókat, hiszen a cél a másik megértése. Az előadó ismertette a posztmodern irányzat megjelenését, vázolta annak recepcióit (így pl. a „mainstraem”, illetve a marxista kritikát). Ezt követően saját álláspontját is kifejtette, mely szerint egy történésznek sincs kárára, ha – megfelelő forráskritika mellett, amelyet azonban bármely más forrás is megkövetel, nem csak a levéltárakban őrzöttek – levéltári iratokat használ, amennyiben azok relevánsak témáját illetően. Ezek között egyébként szép számmal találhatóak nem csak hivatali, de magániratok is családi stb. iratanyagokban. Mindez pedig nem zárja ki bármely más forrás bevonását a kutatásba, sőt. Az előadó végül a párbeszéd és vita folytatásának fontosságára hívta fel a figyelmet, kiemelve, hogy végső soron minden történész célja egy: a múlt lehetőségek szerinti minél pontosabb megismerése. Ehhez különféle történetírói iskolák más-más módszerekkel, célokkal közelítenek, ez azonban nem teszi szükségszerűvé a párbeszéd és együttműködés hiányát.
Rácz György, az MNL főigazgató-helyettese szintén az iratok rendezésének és átrendezhetőségének 
kérdésével foglalkozott. Áttekintette a Magyar Nemzeti (régebben: Országos) Levéltár rendezési gyakorlatának (provinencia) kialakulását, hogy hosszas szakmai viták után végül miért ezt tartották a legésszerűbb és célravezetőbb módszernek. Kitért arra is, hogy a mai elektronikus világ igényeihez kell igazítani az iratok rendezésének módszerét, és ebben, valamint az iratok feltárásában nagy szerepet kap a levéltáros és történész kutatók közötti együttműködés, levéltári adatbázisok kiépítése és azok összekapcsolása. Fontosnak ítélte, hogy a különböző intézmények és kutatócsoportok párhuzamos munkája helyett összehangoltan, együttműködésben valósuljanak meg a forrásfeltárások.
Szatucsek Zoltán, az MNL főosztályvezetője Google it! címmel a digitális világ lehetőségeit és kihívásait, a külvilág felé való nyitás szükségességét foglalta össze. 
Az amerikai példát követve javasolta, hogy a történészek kutatásairól Magyarországon legyen felmérés és az oral history kutatásról is tartsanak konferenciát. Felmerül a kérdés: a korábban megszokottól eltérő módon is reprezentálható a levéltári anyag? Erre példa az ausztrál Visual Archives fényképekkel ellátott időbeli keresési lehetősége, böngészőrendszere, grafikus módon megjelenített fondjegyzékkel, vagy a Republic of Letters internetes projekt, mely a felvilágosodás korának levelezését mutatja be Európa-térképen, grafikus módszerrel. Kinek kedvezzen a levéltárak kutathatósági rendje? A levéltárak átrendezése nonszensz, mutatott rá az előadó. A modern levéltár a Max Weberi állami bürokrácia elveit, szervezetét képezi le. A csoportmunkára való alkalmazásokkal (pl. Sharepoint) a modern levéltárak nemigen tudnak mit kezdeni. A modern levéltárak hiányosságai, szigorú struktúrája eleve meghatározzák a történeti kutatás rendszerét. Hasznos volna felmérést készíteni a történészek kutatási szokásairól és a levéltárosok vitáira történészeket is meg kellene hívni
Pálffy Géza tudományos tanácsadó, az MTA BTK TTI témacsoport-vezetője A történettudomány 
szövetségese vagy a történészek kiszolgálója című előadásában Szatucsek Zoltánnak a levéltár kiszolgáló szerepére vonatkozó gondolataival vitába szállva, a történészek és levéltárosok közötti hagyományos szakmai kapcsolat jelentőségét emelte ki. Hangot adott azon véleményének, hogy a tudományos kutatásban az a szép, hogy az intellektuális kalandot és felfedezést jelent, amiben az adatbázisok, vagyis a digitális világ eszközei újabb lehetőséget jelentenek. Tudomásul kell venni, hogy rokon szakmákról van szó, sem a levéltár, sem a történész nem lehet zsarnok. A levéltár nem csak hivatal és szolgáltató, hanem tudományos intézmény is. Az anyagok átszervezése dilettáns elképzelés. A pertinencia alapú rendezés megnehezítené a kutatást. Az előadó példákat hozott arra, milyen nehéz volna kutatni az általa megtalált koraújkori forrásokat egy megváltoztatott, kronologikus alapon átrendezett gyűjteményben. A feltárás csak együttműködéssel lehetséges, nem feladatuk a történészeknek, hogy rákényszerítsék akaratukat a levéltárosokra.
Hermann Róbert, a HM Hadtörténeti Intézet és Múzeum tudományos helyettese a Kossuth-levél, 
gatyaszámla. A pertinencia-elv alapján rendezett levéltári állagok kutatásának tapasztalatai című előadásában az 1848–1849. évi minisztériumok anyagának kapcsán rámutatott arra, hogy az egyszerre volt proveniencia és pertinencia alapú rendezés. A részben tematikus, részben kronologikus, mesterséges rendezés rendezetlenséggel, ötletszerű, logikátlan elhelyezéssel jár. Az egyes ügyek összefüggő anyagai egymástól néha több száz km-nyi távolságra vannak elhelyezve több töredékben. A kronologikus átrendezés problémái: logikátlan, hiányos, nehezen kutatható, az egy ügyre vonatkozó iratok sokfelé forgácsolódtak „az anyag tehát „maga a katasztrófa”. Mi a teendő? Az anyagok digitalizálás lehet a kiút.
Ujváry Gábor, a székesfehérvári Kodolányi János Főiskola tanszékvezető főiskolai tanára, az MTA BTK TTI tudományos főmunkatársa a 20. századi iratok kutatásának tapasztalatait foglalta össze. A források sokszínűségéről, sokrétegűségéről beszélt, és a kutatói munkájára alapozva a pertinencia elvének alkalmazását a 20. századi 
iratok rendezésében nem tartotta kivitelezhetőnek. Jellemző az anyagok bősége (410-420 ezer iratfolyóméter), ugyanakkor nagy hiányok vannak, részben akár tudatos iratmegsemmisítések miatt is. Így a következtetések sokszor torzak. Nagy segítséget jelentenek az elektronikus adatbázisok, internetes források. Az MTI forrásai már nagyrészt megtalálhatók a neten, és megjelennek forrásokat közlő levéltári folyóiratok, fondjegyzékek is. A háborúkról szóló diskurzusokat mindig a győztesek irányítják, érdekeiknek megfelelően eltorzítva azokat. A levéltári források használata ajánlott, de a forrásokat kritikusan kell kezelni, amihez szorgalomra, képzettségre, tapasztalatra, kritikai szemléletre van szükség.
Végül Kulcsár Krisztina, az MNL főlevéltárosa a Régi rend. Új rend? Mi a rend? Magyar és nemzetközi tapasztalatok a történész és a levéltáros szemével című előadásában 
egyrészt a helytartótanácsi iratok feldolgozásnak módszertanát ismertette, másrészt a Kosáry bibliográfia készítése során szerzett tapasztalatokat osztotta meg a hallgatósággal. Az 1964. es brüsszeli konferencia óta a proveniencia elve az irányadó. A hallgatóság koraújkori forrásokkal illusztrálva megismerhette, milyen rendezési, iktatási elveket alkalmaznak a proveniencia elvét betartva. Az előadó levéltári és tanulmányutakon szerzett tapasztalataira, valamint mások által gyűjtött adatokra támaszkodott. Az egységes levéltári munka II. József rendelkezései nyomán kezdődött meg. A 18. században a specializálódás és szakszerűsödés miatt a kormányhatóságok igyekeztek átláthatóbb rendszert kialakítani. Az egy ügyre vonatkozó iratok gyakorta több helyre kerültek, erre jó példa a külföldön tanulni kívánó protestáns fiatalok története. 1848-60 között a császári külügyminisztérium önkényesen kialakított tematikus sorozatot hozott létre a korábbi rendszert figyelmen kívül hagyva. Nem egyértelmű, hogy ki mit miért hová sorolt be, így nehéz visszakeresni az információkat. A folyószabályozási iratokat például folyók szerint, más ügyekből kiragadva rendezték, és van egy vegyes csoport is, mely több folyóra vonatkozik. Akadt azonban ennél is rosszabb megoldás. Új rendszerek létrehozásakor ún. konkordanciarendszert is lehet készíteni. Az előadó példaként Kazinczy Ferenc önkényes vármegyei iratrendezését és a török állami levéltár széthullott-összekeveredett iratainak rendezését hozta fel. A tárgyi rendezésen kívül közkedvelt az időrendi megoldás is. Ukrajna, ahol megbontották a régi rendszert, és az iratokat 
kronologikus rendbe osztják be. ez számos hátránnyal jár. Ma a proveniencia elve a mérvadó. Előnye, hogy a régi iktatási rendet visszaállítva segédletek alapján szinte nyomban kutathatóvá válik. Ma már sok kutató otthonról kutathat a digitalizálás segítségével, de „a levéltári kutatásnak is megvan a maga bája”. Az előadó kiemelte, hogy a digitális világ új lehetőséget rejt a kutatók és a levéltárosok számára.
Zsoldos Attila akadémikus, az MTA BTK TTI tudományos tanácsadója elnöki zárszavában röviden összefoglalta a konferencia tapasztalatait, hangsúlyozva, hogy nem lát nagy eltérést a történész és levéltáros között, mivel társszakmákról van szó, és a maguk részéről a közös munkához készek minden szakmai segítséget megadni. A konferenciáról a Magyar Nemzeti Levéltár beszámolója itt olvasható.
Farkas Ildikó–Péterfi András
